In XBRLreports is functionaliteit toegevoegd voor het samenvoegen van gegevens van verschillende boekjaren, bijvoorbeeld wanneer de gegevens van het oude boekjaar opgenomen moeten worden als vergelijkende cijfers van het huidige boekjaar. Hiervoor kunt u in het rapportagemodel van het huidige jaar, de XBRL-instance die is aangemaakt voor het voorgaande boekjaar, samenvoegen en hierbij aangeven of de jaarovergang op de tekstuele inhoud uitgevoerd moet worden en/of de gevulde cellen overschreven moeten worden. Ook is het mogelijk met deze functionaliteit om een bestaande XBRL-instance samen te voegen met andere gegevens die aangeleverd moeten worden aan de uitvragende partij. Dit kan voorkomen wanneer gegevens die al (deels) gevuld zijn in een XBRL-instance, overgenomen moeten worden in een rapportagemodel. In het geval van een vastgoedtaxatie kan bijvoorbeeld een geschikt rapportagemodel (deels) gevuld worden door de opdrachtgegevens in XBRLreports samen te voegen met het taxatierapport. Een ander voorbeeld is dat een deponering van een jaarrekening gevuld kan worden met de gegevens van vorig jaar en dat de gegevens van dit jaar kunnen worden samengevoegd met de proefbalans aangevuld met een RGS en/of een audit-file.

U vindt de betreffende functionaliteit in XBRLreports onder Samenvoegen:

Om deze functionaliteit te kunnen gebruiken, is het nodig om het bijbehorende cabinet geïmporteerd te hebben (de verschillende cabinets kunt u downloaden vanaf onze website). Ook is het nodig om het bijbehorende versioning report ingelezen te hebben in XBRLreports. Deze versioning report (zip-bestand) kunt u downloaden vanaf onze website onder aan de pagina onder Versioning reports (voor functionaliteit Samenvoegen).
U installeert het Versioning report (zip-bestand) onder Instellingen/Conversie:

Kies voor de knop Installeer en blader hierna met de Verkenner naar het betreffende bestand.
Wanneer je in het Windows venster kiest voor Openen, wordt het inlezen gestart.
Wanneer het inlezen gereed is, kiest u voor OK om het pop-up scherm af te sluiten.

Open hierna in het gewenste rapportagemodel het tabblad dat is voorzien van mappingcodes.
Indien u van de optie Samenvoegen gebruik maakt terwijl er geen mappingcodes aanwezig zijn op het tabblad, zal zich een foutmelding voordoen die je hier op wijst:

Wanneer u kiest voor de optie Samenvoegen, zal aan de rechterzijde van het scherm een extra paneel verschijnen waarmee de optie tot Samenvoegen kan worden geconfigureerd en uitgevoerd:

Het samenvoegen van het voorgedefinieerde rapportagemodel en de bestaande XBRL-instance wordt in vier stappen uitgevoerd.

Stap 1
Bij stap 1 dient een XBRL-instance te worden geselecteerd.

Stap 2
Bij stap 2 wordt het geselecteerde bestand geïmporteerd.

Na het voltooien van de import volgt een melding dat de import gereed is:

Stap 3
Deze stap is benodigd wanneer een XBRL-instance van voorgaand boekjaar betreft en geconverteerd moet worden alvorens deze samen te voegen met het rapportagemodel van dit jaar.
Bij stap 3 kunnen verschillende opties worden aangevinkt.
‘Voer jaarovergang uit op tekstuele inhoud (ondertekeningsgegevens, waarderingsgrondslagen, toelichtingen enz’.
Met deze optie worden alle tekstvelden voor het nieuwe boekjaar automatisch gevuld met de tekst die in de geïmporteerde instance (bijvoorbeeld van het voorgaande boekjaar) is gebruikt.
‘Voer conversie uit op item’
Hiermee wordt de conversie uitgevoerd van de XBRL-mappingcodes van de oude taxonomie naar de nieuwe taxonomie.

Kies hierna voor uitvoeren, hiermee wordt de jaarovergang en/of conversie gestart.

Stap 4
Bij stap 4 geschiedt het uiteindelijke samenvoegen.
Ook hier kunnen twee opties aangevinkt worden:
Optie Overschrijven gevulde cellen
Hiermee worden alle in het rapportagemodel gevulde cellen met een waarde overschreven (inclusief aanwezige formules en verwijzingen).
Optie Negeer datum controle
Wanneer deze optie is aangevinkt, worden de datums in het document niet overschreven.

Nadat het gehele proces is doorlopen, wordt er een extra tabblad toegevoegd in het Excel-document waarbij de resultaten van het samenvoegen worden getoond.
In dit tabblad wordt zichtbaar welke waarde is overgenomen in welke cel en welke waarden niet zijn overgenomen, afhankelijk van de opties die zijn aangevinkt bij stap 4 van het samenvoegen.

Geplaatst in cel XX (kolom E) betekent dat voor dit veld een match gevonden is in het gemapte veld en de overeenkomstige mappingcode in de geïmporteerde instance.

NIET GEPLAATST OP XXX: er is wel een match/overeenkomst gevonden maar deze is niet geplaatst omdat bijvoorbeeld bij Stap 4 niet is gekozen voor Overschrijven gevulde cellen. Dit betekent dat bijvoorbeeld cellen met een formule van een telling van de balans niet worden overschreven. De balansdatumvelden worden nooit overschreven.

NIET GEPLAATST: er is geen match/overeenkomst gevonden, bijvoorbeeld omdat het gegevens betreft van twee jaar geleden, dit kunt u dan terugvinden kolom G (Datum van/op).

Kolom J wordt gevuld met de dimensie. Een bepaald gegeven kan dezelfde mappingcode hebben, bijvoorbeeld de balanswaarde van de voorraad, deze kan zowel gelden voor de geconsolideerde balans als ook voor de enkelvoudige balans. In de geïmporteerde XBRL-instance is deze dimensie meegegeven. Op basis van deze dimensie wordt deze ook nu weer teruggeplaatst.