Verzenden XBRL-instance

De XBRLreports Communication Manager kan opgestart worden door in XBRLreports te kiezen voor de menu-optie ‘Communicatie’ of door de snelkoppeling die bij de installatie op het bureaublad is geplaatst, te gebruiken.

U komt dan in het volgende scherm:

Het verzenden van een XBRL-instance bestaat uit acht stappen. Het verloop van deze stappen is volledig afhankelijk van het XBRL-rapport waarop de XBRL-instance gebaseerd is en de eventuele inhoud van de XBRL-instance. Een deel van de informatie die nodig is voor het juist verzenden van een XBRL-instance, is afkomstig van de uitvragende partij. Deze gegevens worden door XBRLreports beschikbaar gesteld als een berichtentabel. Een actuele versie van de berichtentabel kunt u downloaden van onze website. Het importeren van een berichtentabel wordt beschreven in dit Hoofdstuk.

Een andere voorwaarde voor het verzenden van XBRL-instances, is dat een PKI-overheidscertificaat is geselecteerd. Dit betreft een beveiligingscertificaat dat ervoor zorgt dat de communicatie tussen u en de ontvangende partij beveiligd is. Bij het verzenden van XBRL-instances met de XBRLreports Communication Manager kunt u er voor kiezen om een eigen PKI- overheidscertificaat te gebruiken of het interne certificaat van XBRLreports. Bij het verzenden naar de BIV is een eigen PKI-overheidscertificaat noodzakelijk. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe een certificaat kan worden geselecteerd.

Daarnaast kan in de instellingen van de XBRLreports Communication Manager worden aangegeven welke afleverpunten de XCM kan gebruiken. Hoe dit ingesteld kan worden, wordt beschreven in dit hoofdstuk. Afleverpunten kunnen zijn BIV (Bancaire Infrastructurele Voorzieningen), Digipoort of SBRgateway (YOB).
 
XBRL instance verzenden

Na het klikken op de knop ‘Verzenden bestand’ in het communicatiedeel van de XCM-werkbalk verschijnt het volgende scherm:

Stap 1
De te verzenden XBRL-instance dient bij de eerste stap te worden geselecteerd. Na de selectie van de XBRL-instance worden automatisch de benodigde gegevens uit de berichtentabel opgehaald. Tevens worden alle identificaties uit de XBRL-instance opgehaald.

Stap 2
Bij de tweede stap dient het afleverpunt te worden geselecteerd. De afleverpunten zijn afkomstig uit de berichtentabel. Indien er maar één afleverpunt aanwezig is, is het selectieveld uitgeschakeld.

Stap 3
Bij stap drie geeft u het type berichtsoort op. Deze informatie is afkomstig uit de berichtentabel en wordt automatisch herkend op basis van de te verzenden XBRL-instance.
Bij de Jaarrekening voor de KVK kan ook gekozen worden voor Jaarrekening_AV (AccountsVerklaring), als dit berichtensoort wordt gekozen dan wordt het tabblad Accountsverklaring actief en kan de verklaring van de account als XBRL-instance worden toegevoegd en de digitale handtekening van de accountant.

Stap 4
In de vierde stap dient de identificatie en het type identificatie te worden geselecteerd. De te selecteren identificaties zijn afkomstig uit de geselecteerde XBRL-instances.
Het valide type identificatie(s) behorende bij de geselecteerde XBRL-instance zijn afkomstig uit de berichtentabel. Het geselecteerde type identificatie dient aan te sluiten bij de geselecteerde identificatie. In bovenstaande afbeelding is “12345678” het inschrijvingsnummer handelsregister. Daar hoort het type “KvK” bij.

Stap 5
Bij stap vijf moet het unieke verzendkenmerk worden opgegeven. Op basis van dit uniek kenmerk kan bij eventuele vragen de uitvragende partij met u contact opnemen.
Het opgeven van een uniek verzendkenmerk is verplicht. Het unieke verzendkenmerk mag uit maximaal 40 posities bestaan.

Stap 6
In de zesde stap dient de rol van u als verzender te worden opgegeven.

1. Intermediair, in deze rol verstuurd de intermediair een XBRL-instance namens zijn klant;
2. Inhoudingsplichtige, in deze rol verstuurt u als eindgebruiker uw eigen (fiscale) aangifte;
3. Verantwoordingsplichtige, in deze rol verstuurt u uw eigen jaarrekening of andersoortige verantwoordingsrapportage;
4. Servicebureau, in deze rol verstuurt u de XBRL-instance naar een tussenliggende applicatie, bijvoorbeeld SBRgateway (YOB);
5. Klant, in deze rol verstuurt u een financieringsaanvraag;
6. Woningcorporatie, in deze rol verstuurt u als eindgebruiker uw gegevens naar SBR-wonen.
   

Stap 7
Bij stap 7 kan, wanneer als afleverpunt SBRgateway is ingesteld, worden aangegeven wat de uiterste afleverdatum van de XBRL-instance moet zijn. In SBRgateway bestaat de mogelijkheid om een herinneringsmail te versturen wanneer de cliënt nog niet heeft geaccordeerd. De uiterste afleverdatum staat standaard ingesteld op acht dagen na de huidige datum. Wanneer als afleverpunt niet SBRgateway (YOB) is aangevinkt, is dit veld niet van toepassing en niet te wijzigen.

Wanneer alle gegevens bij de voorgaande stappen correct zijn opgegeven, kan op de knop ‘Verzenden’ worden gedrukt. De status van het verzenden wordt getoond in de sectie ‘Verzendstatus’.

Wanneer de verzendstatus weergeeft dat de XBRL-instance is ontvangen, geeft dit nog geen zekerheid dat de XBRL-instance door de uitvragende partij is ontvangen en geaccepteerd. Deze terugkoppeling kan worden opgevraagd onder de button ‘Ophalen statusinformatie’. Alle relevante informatie over de verzendstatus wordt door de XCM opgeslagen en in het hoofdscherm getoond.

Na het verzenden van een XBRL-instance is het noodzakelijk dat de status informatie van de desbetreffende instance wordt opgevraagd. Met deze informatie kunt u controleren of de uitvragende partij uw XBRL-instance heeft ontvangen en geaccepteerd. Het afleverpunt en de uitvragende partij kunnen om meerdere redenen de XBRL-instance afkeuren. De redenen voor afkeuring staan eveneens vermeld in de status informatie. Door met de rechtermuisknop te klikken op dit bericht kunt u de details bekijken, zie hiervoor het volgende hoofdstuk.

De status info kunt u op opvragen voor alle berichten of voor een individueel bericht, waarvoor de volledige status informatie nog niet is opgehaald. In deze gevallen staat er geen vink in de kolom ‘Eindstatus bereikt?’. Indien u gebruik maakt van de standaard signaalkleuren, herkent u de berichten zonder eindstatus aan de gele of rode achtergrondkleur.
U kunt de status opvragen van alle berichten zonder eindstatus met het menu ‘Ophalen statusinformatie’ in het communicatiedeel van de XCM werkbalk:

Na het ophalen van de statusinformatie verschijnt de volgende melding:

Dit betekent overigens niet dat van alle berichten de eindstatus bekend is. In voorkomende gevallen kan het 72 uur duren voordat de ontvangende partij de eindstatus terugkoppelt. U dient het opvragen van de statusinformatie dan te herhalen (bijvoorbeeld na een uur of de volgende dag).
Naast het bereiken van een definitieve eindstatus (in de kolom “Eindstatus bereikt?” staat nu een vinkje) en is ook bekend of het bericht door de uitvragende partij is goed- of afgekeurd. Deze status staat in de kolom ‘Eindstatus OK?’. Indien bij het bericht geen vinkje staat (en het bericht dus is afgekeurd), zal het bericht na correctie opnieuw verzonden moeten worden (hiervoor wordt een nieuwe regel toegevoegd in de XCM). De reden van afkeuring staat vermeld bij de status details.
Wanneer er een definitieve eindstatus is bereikt, blijft deze altijd ongewijzigd (afgekeurd of geaccepteerd).

Het ophalen van status info van een individueel bericht kan met het contextmenu van het hoofdscherm. Door met de rechtermuisknop te klikken op het bericht waarvoor de statusinformatie moet worden opgehaald, verschijnt in het contextmenu de mogelijkheid om van het bericht de statusinformatie op te halen.