Het is altijd mogelijk om het document als Excel-bestand op te slaan en opnieuw te openen via de Excel functionaliteit Bestand/Opslaan. Wanneer alle benodigde gegevens zijn aangebracht, is het document gereed om als XBRL-instance vervaardigd te worden. Om een XBRL-instance te genereren, dient in de menubalk van XBRLreports de button ‘Opslaan’ te worden gebruikt:
Wanneer er geen geldige licentie aanwezig is, is het mogelijk om de XBRL-instance aan te maken, echter deze zal niet compleet zijn. De volgende melding verschijnt dan:
Wanneer er geen mapping codes worden aangetroffen op het betreffende tabblad, verschijnt de volgende melding:
Wanneer er mapping codes worden aangetroffen, verschijnt het volgende venster:
Het opslaan van XBRL-bestand en het genereren van een XBRL-instance is in vijf stappen onderverdeeld:
Stap 1
De eerste stap betreft de selectie van het XBRL-rapport. Indien voor meerdere XBRL-rapporten een mapping code is aangebracht, dient hier het XBRL-rapport te worden geselecteerd, waarvoor de XBRL-instance moet worden aangemaakt. Indien één XBRL-rapport is gedetecteerd, dan wordt deze automatisch geselecteerd en is hier geen keuze mogelijk.
Stap 2
Bij stap 2 moet het juiste identifier scheme worden aangegeven, deze wordt automatisch geselecteerd. De identifier scheme is een verplicht onderdeel in de XBRL-instance dat de opgenomen identificatie beschrijft. Een type identificatie kan bijvoorbeeld een inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel zijn of een BTW-nummer. Standaard wordt het identifier scheme getoond zoals deze is opgegeven bij het inlezen van het XBRL-cabinet. Het is in dat geval niet mogelijk om hier een ander identifier scheme te selecteren.
Stap 3
In de derde stap moet de taal worden geselecteerd. In het keuzemenu worden alleen de talen getoond die toegestaan zijn voor het geselecteerde XBRL-rapport.
Stap 4
In stap 4 moet(en) de juiste entiteit waarde(n) worden geselecteerd waarvoor de XBRL-instance wordt vervaardigd. Indien er sprake is van één entiteit, wordt deze automatisch geselecteerd. De inhoud van de entiteit is afhankelijk van het geselecteerde identifier scheme. Als het identifier scheme betrekking heeft op het handelsregister van de Kamer van Koophandel, dan dient de identiteit een valide inschrijvingsnummer handelsregister te bevatten. Wanneer het identifier scheme betrekking heeft op een omzetbelasting identificatie van de Belastingdienst, dan dient de identiteit een valide omzetbelastingnummer te zijn.
Stap 5
De laatste voorbereidende stap voor het aanmaken van de XBRL-instance bestaat uit het opgeven van de locatie en de bestandsnaam van de XBRL-instance. De locatie en de bestandsnaam kunnen met ‘Selecteer’ worden opgegeven. Kies hierna voor ‘Opslaan’. De XBRL-instance wordt hierna opgeslagen na het opnieuw klikken op ‘Opslaan’.
De voortgang van het opslagproces wordt getoond in de ‘Voortgang’ sectie. Na het opslaan van de XBRL-instance wordt gecontroleerd of de opgenomen gegevens in de instance voldoen aan de eisen zoals deze zijn opgenomen in het XBRL-rapport. Wanneer dit het geval is, verschijnt het volgende scherm:
Wanneer de XBRL-instance niet voldoet verschijnt een scherm met een overzicht van de validatie resultaten, als voorbeeld zie onderstaand plaatje.
In het scherm wordt de omschrijving van de fout getoond en wat de locatie is in het Excel-werkblad.
Het is ook mogelijk om een export naar Excel te maken van de validatieresultaten.
Voordat een XBRL-instance elektronisch kan worden verstuurd, dienen de aangetroffen fouten te worden gecorrigeerd. Een niet-valide XBRL-instance zal altijd door de ontvangende partij worden geweigerd.